Dzielmy się doświadczeniami!

Jeśli jesteś przedstawicielem regionalnej organizacji partnerskiej Banku Żywności, tu znajdziesz informacje, dobre praktyki, materiały do pobrania oraz inspiracje. Zapraszamy także do dzielenia się swoimi doświadczeniami   i poradami. Będziemy je regularnie publikować.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej bądź podzielić się doświadczeniem, napisz do nas wiadomość: katarzyna.samecka(at)bankizywnosci.pl

Informacje ogólne

Federację Polskich Banków Żywności tworzą 32 Banki Żywności. Współpracujemy z 3800 organizacjami regionalnymi w Polsce. Są to głównie:

  • jadłodajnie,
  • świetlice środowiskowe,
  • ośrodki terapii zajęciowej,
  • noclegownie i domy dla bezdomnych,
  • ośrodki wychowawcze,
  • hospicja,
  • ośrodki wsparcia dla kobiet samotnie wychowujących dzieci, domy dziecka,
  • oraz inne instytucje zajmujące się szeroko pojętą pomocą potrzebującym. 

Zasięg naszych organizacji partnerskich:

  • najczęściej pracują w wymiarze lokalnym: 70,5%,
  • regionalnym: 28%
  • krajowym: 17,5%.
  • organizacje pracujące na skalę międzynarodową to wyjątki.  

Wśród naszych organizacji partnerskich wyróżnić można kilka typów:

8% to organizacje miejskie, które przejmują stosunkowo duże ilości żywności. Charakteryzują się bardzo szerokim obszarem działania, mają liczne grupy beneficjentów, a jednym z ich priorytetów jest pomoc samotnym matkom.

35% to starsze organizacje miejskie, które przyjmują mniejsze ilości żywności. Często koncentrują się na pomocy dzieciom. 34% Młode organizacje wiejskie, które przyjmują bardzo duże ilości żywności, w celu jej dalszej dystrybucji. Raczej nie prowadzą innej działalności. Posiadają wypracowane zasady działania, których się ściśle trzymają.

23% starsze, wyspecjalizowane organizacje. Przyjmują mniejsze ilości żywności, kładąc nacisk na jakość jej wykorzystywania. Rzadko koncentrują się na pomocy dzieciom.

W ramach projektu systemowego „Żywność- dobro, które angażuje” zostały wypracowane standardy dystrybucji żywności.

Standard dystrybucji żywności to zbiór uporządkowanych procedur określających zasady przekazywania produktów spożywczych partnerom Banków Żywności. Celem jego powstania jest  profesjonalizacja sieci partnerskich ,a także- w zakresie dystrybucji żywności - budowanie relacji, opartych o przejrzyste zasady. Standard ten  określa, m.in:

  • Minimalne standardy  dystrybucji żywności dla podmiotów dystrybuujących żywność z Banków Żywności
  • Zasady kwalifikowalności beneficjentów indywidualnych
  • Minimalne standardy funkcjonowania punktu dystrybucji żywności
  • Działania towarzyszące realizacji standardów dystrybucji żywności

 Standard powstał w ramach projektu ,,Żywność dobro, które angażuje” realizowanego w ramach programu „Obywatele dla Demokracji”, finansowanego z Funduszy EOG.


Działanie III Standard_dystrybucja_zywnosci.pdf

Świeża żywność, jest towarem  nietrwałym wymagającym specjalnych warunków przechowywania.  Dlatego niezbędna jest edukacja nt. postępowania z takimi produktami.

W tym celu opracowane zostały szkolenia e-learningowe dla pracowników i  wolontariuszy organizacji partnerskich Banków Żywności, które przygotują ich kadrę do pracy ze świeżą żywnością . W ramach szkolenia w przejrzysty sposób przekazujemy wiedzę

na temat sposobów działania Banków Żywności, zagospodarowywania nadwyżek żywności pozyskiwanych z nowych źródeł, np.od rolników czy sieci handlowych. Poruszamy też kwestie bezpieczeństwa żywności oraz zarządzania wolontariuszami

Przygotowanych zostało 5 kursów:

  • 2 kursy e-learningowe, w których będą mogli wziąć udział partnerzy

zalogowani na stronie internetowej www.wolontariat.bankizywnosci.pl. Pierwszy z nich będzie dotyczył współpracy z rolnikami, drugi zaś możliwości zagospodarowania żywności z sieci handlowych. 

  • 3 kursy e-learningowe Dwa z nich dla wolontariuszy (na dwóch poziomach zaawansowania- dla nowych wolontariuszy i osoób już wcześniej z nami współpracujących) poświęcone postępowaniu z żywnościową, standardom jej pozyskiwania i dystrybucji. Trzeci kurs przeznaczony jest dla stowarzyszeń i poświęcony organizowaniu wolontariatu orazzarządzaniu zespołem w kontekście zagospodarowywania żywności.

Szkolenia powstały w ramach projektu ,,Żywność dobro, które angażuje” realizowanego w ramach programu „Obywatele dla Demokracji”, finansowanego z Funduszy EOG.

Na postawie doświadczenia organizacji we współpracy z wolontariuszami powstał również standard pracy dotyczący wolontariatu w Bankach Żywności i organizacjach partnerskich. Jego celem było zebranie rożnych wskazówek, które ułatwią współpracę z wolontariuszami, tak aby ich angażowanie do współpracy było coraz bardziej efektywne. Standardy te , zawierają konkretne wytyczne i działania, które warto zastosować w procedurach wewnętrznych organizacji. Jednocześnie zwierają szereg gotowych dokumentów, które ułatwią rozwój wolontariatu i jego profesjonalną koordynację. Składają się z pięciu zakresów tematycznych:  

  1. Rekrutacja
  2. Zarządzanie wiedzą w organizacji
  3. Aspekty prawne współpracy
  4. Organizacja współpracy
  5. Ewaluacja współpracy

FPBZ_standard_wolontariusze_dtp.pdf

Standard powstał w ramach projektu ,,Żywność dobro, które angażuje” realizowanego w ramach programu „Obywatele dla Demokracji”, finansowanego z Funduszy EOG. 

Realizację zapisów zawartych w standardach ułatwia aplikacja, która powstała do zarządzania współpracą z wolontariuszami w projektach. Można ją znaleźć tutaj. Zapraszamy również do zapoznania się, z krótkim kurs e-learningowym, który został zamieszczony na platformie e-learningowej. 

Dobre praktyki w zakresie gospodarowania żywnością

1. W wydawaniu żywności uczestniczy pracownik socjalny z danej gminy.

Dzięki temu łatwo jest zweryfikować, czy nowy beneficjent faktycznie potrzebuje tego rodzaju pomocy. Również pracownik socjalny korzysta z tego rozwiązanie, gdyż niejako przy okazji może on identyfikować osoby, które potrzebują wsparcia Ośrodka Pomocy Społecznej, a  z jakichś przyczyn nie zgłosiły się do tej instytucji.  

2. Znaczone kolorami porozumienie organizacji w gminie.

W gminie zawarto porozumienie, którego celem jest przeciwdziałanie odbiorowi żywności w różnych miejscach przez tych samych beneficjentów. Organizacje podzieliły między sobą teren gminy na obszary podlegające poszczególnym podmiotom. Ośrodek pomocy społecznej wydaje zaświadczenia w kolorach odpowiadających tym obszarom. Tym samym każda organizacja wie, w jakim miejscu dana osoba powinna odbierać żywność.

1. Żywność jest dystrybuowana w siedzibie organizacji, tego samego dnia czyli bezpośrednio po odebraniu jej z Banku Żywności.  Metoda ta najczęściej jest stosowana przez organizacje, które przekazują duże ilości produktów. Ich magazyny są zbyt małe, aby pomieścić całość towaru. Tę strategię stosują również organizacje przekazujące mniejsze ilości żywności, które nie mają własnych magazynów. W ten sposób dystrybucja odbywa się głównie w miastach i miasteczkach. Metoda ta jest jednak czasochłonna, ponieważ wymaga bieżącego wypełniania dokumentów. Potrzebne są do tego minimum dwie osoby, z których jedna wydaje żywność, a druga dba o formalności.

2. Żywność jest dystrybuowana w siedzibie organizacji na drugi dzień po odbiorze z Banku Żywności. Pierwszy dzień organizacja przeznacza na podział produktów, przygotowanie list oraz wypełnienie kartoteki dla każdej z rodzin.

3. Żywność jest dystrybuowana w siedzibie organizacji przez dłuższy okres, np. 2 tygodnie. Beneficjenci mogą zgłosić się po nią w dowolnym momencie.

4. Produkty są dowożone do poszczególnych miejscowości, w których z określonego punktu odbierają je osoby potrzebujące.  Model ten najczęściej występuje na wsiach, ponieważ osoby potrzebujące często nie mają środków, aby dojechać po żywność samodzielnie. W przypadku dużej liczby odbiorców zdarza się, że w jednej miejscowości produkty są wydawane przez dwa dni. Jednak w praktyce i tak większość osób przychodzi pierwszego dnia.

5. Organizacje dowożą produkty spożywcze bezpośrednio do domu. Możliwe jest to przy małej skali działania i jest praktykowane przede wszystkim na terenach wiejskich, gdzie m.in. można mieć pewność, że zawsze będzie w domu ktoś, kto odbierze żywność. Dystrybucja w tej formie może odbywać się również przy aktywnym wsparciu wolontariuszy.

 6. Organizacje odbieraną żywność przekazują dalej do swoich oddziałów terenowych. W takim wypadku ich przedstawiciele przyjeżdżają po żywność, bądź jest ona im zawożona (dotyczy to głównie małych ośrodków). 

1. Osoby potrzebujące najczęściej samodzielnie odbierają żywność. Kluczowe znaczenie w tej sytuacji ma efektywne poinformowanie o terminie wydawania produktów. Można wyróżnić pięć głównych sposobów docierania, przedstawionych na schemacie. Wybór pomiędzy nimi jest zdeterminowany przede wszystkim skalą działalności organizacji oraz regularnością dostaw. Organizacje o mniejszej liczbie beneficjentów mają ułatwiony  kontakt bezpośredni.

 2. Nagrywanie na automatycznej sekretarce organizacji informacji o dacie odbioru żywności. Ta metoda jest z powodzeniem stosowana w organizacjach mających wielu beneficjentów. Jest lepszym rozwiązaniem, niż odbieranie telefonu przez członka/pracownika danego podmiotu.

Częstotliwość dystrybucji żywności wynika z możliwości organizacyjnych, logistycznych oraz zasobów tych podmiotów, czy częstotliwości otrzymywania żywności. 

1. Częstsze wydawanie żywności pozwala na eliminowanie negatywnych zjawisk takich, jak np..psucie się żywności. Tę formę wybierają raczej organizacje, które posiadają odpowiednią powierzchnię magazynową, w której mogą przechowywać artykuły spożywcze. Jest to rozwiązanie stosowane przeważnie w miastach.

2. Natomiast rzadszy wydawanie żywności jest bardziej dopasowany do potrzeb mieszkańców wsi. Dzięki temu beneficjenci z terenów wiejskich nie muszą zbyt często przyjeżdżać po żywność do organizacji, co jest dla nich oczywistą oszczędnością czasu i pieniędzy.

Organizacje zdecydowanie preferują wyznaczenie konkretnego dnia i godziny odbioru żywności , ewentualnie jednego dodatkowego terminu dla osób, które z jakiś powodów nie mogły stawić się we wcześniej ustalonym czasie. Pozwala to na lepszą organizację pracy niż przyzwolenie na odbiór żywności w dowolnym momencie pracy organizacji.

1. Stworzenie większej ilości punktów wydawania żywności w miarę zwiększania się liczby beneficjentów. Doświadczenie pokazuje, że zorganizowanie trzech punktów zamiast jednego znacznie usprawnia rozdzielanie artykułów spożywczych.

2. Wymiana produktów między odbiorcami żywności. Zdarza się, że część beneficjentów wsparcia nie jest zainteresowana wszystkimi otrzymywanymi produktami. Niektóre organizacje umożliwiają im pozostawienie niechcianej żywności w magazynie. Pozostawione artykuły spożywcze mogą zabrać inne osoby, które ich potrzebują. Jest to dość powszechna metoda, dzięki której  zapobiega się marnotrawieniu żywności.

3. W przypadku organizacji wydających duże ilości żywności zasadnym jest podzielenie beneficjentów na grupy i ustalenie kolejności odbioru. . Jako pierwsi zgłaszają się rodzice  z dziećmi, później osoby samotne, na końcu bezdomni. System ten zakłada, że średnio na jedną osobę trzeba poświęcić około 10 minut (wypełnienie dokumentów, wydanie żywności, osoba odbierająca produkty musi sprawdzić, czy wszystko się zgadza z wypisem na karcie oraz złożyć podpis). 

Działania dyscyplinujące odbiorców. W przypadku niestawienia się po odbiór żywności beneficjent jest skreślany z listy. Niektóre podmioty decydują się na taki krok np. po trzecim razie. Przyjmowane są usprawiedliwienia - pobyt w szpitalu itp. Skreślenie z listy jest czasowe, np. na 3 miesiące. Czasem stosuje się rozwiązanie, zgodnie z którym taka osoba musi zapisać się na nowo i czekać w kolejce aż zwolni się miejsce.

1. Wykorzystanie nadmiarowych produktów z krótkim terminem ważności, do przygotowania poczęstunku dla beneficjentów. Daje to dodatkową korzyść w postaci integracji grupy i aktywizacji podopiecznych.  

2. Przetwarzanie nadwyżek warzyw i owoców na dżemy, weki, konfitury. Tu problemem pozostają wymogi SANEPiD’u ograniczające możliwości przetwarzania żywności. Rozwiązaniem może być zachęcenie swoich podopiecznych do wykonywania przetworów. Beneficjentom przekazywane są duże ilości owoców wraz z sugestią, żeby przygotować z nich przetwory. Ponieważ wielu z nich nie stać na zakup słoików, można je również przekazać wraz z owocami i warzywami.

3. Dostarczanie informacji o różnych możliwościach wykorzystania danego produktu podczas przekazywania tych, które cieszą się małą popularnością wśród beneficjentów, a otrzymywane są w znacznych ilościach (np. kasza gryczana). Odbywa się to w formie dystrybucji broszur lub spotkań z pracownikami organizacji, którzy pokazują rozmaite przepisy, zapewniające atrakcyjne kulinarnie i efektywne wykorzystanie żywności.

4. Umieszczanie przepisów na opakowaniach artykułów spożywczych. Zaobserwowano, że wielu beneficjentów wsparcia nie wie, jak wykorzystać otrzymane produkty. Rozwiązanie to pozwoli na przeciwdziałanie marnotrawieniu przekazywanej żywności. Dotyczy to głównie kasz oraz płatków owsianych.

5. Wiedząc, że zgodnie z przepisami sanitarnymi organizacje nie mogą przygotowywać posiłków, niektóre z nich zdecydowały się udostępnić podopiecznym swoje kuchnie, zachęcając ich jednocześnie by sami lub w małych grupach przygotowywali sobie ciepłe dania. Organizacja zapewnia podstawowy sprzęt (kuchenki, narzędzia) a w razie potrzeby oferuje niezbędną pomoc. Beneficjenci przygotowują jednak żywność na własne potrzeby. Sprzyja to również ich aktywizacji i integracji. 

1. Wykorzystanie "pustych przelotów". Wiele organizacji współpracę z lokalnymi firmami, które zawożą własne towary do miasta, gdzie działa Bank Żywności. Wykorzystują fakt, że samochody w drugą stronę jechałyby puste. W ramach umowy, firmy bezpłatnie przywożą danej organizacji żywność. Wymaga to od niej jedynie zsynchronizowania terminu odbioru produktów z Banku Żywności z dniem wyjazdu samochodu danej firmy.

2. Stworzenie dla mieszkańców gminy nieformalnej organizacji (np. w ramach Uniwersytetu Trzeciego Wieku, koła gospodyń wiejskich, Stowarzyszenia Rozwoju Wsi etc.). Sprzyja to aktywizacji mieszkańców oraz lepszemu poznaniu lokalnych środowisk i zidentyfikowaniu ich potrzeb. Przy początkowym wsparciu organizacji przejmują oni po pewnym czasie większość wcześniej prowadzonych przez nią działań, pomagając przy dystrybucji żywności. Jednak największym atutem tego rozwiązania jest to, że dystrybucja żywności przebiega sprawniej.

3. Zachęcanie samorządów do wynajmu transportu dla organizacji.

Badanie zostało przeprowadzone przez Fundację Pracownia Badań i Innowacji Społecznych „Stocznia” na zlecenie Federacji Polskich Banków Żywności  w ramach  projektu „Żywność – dobro, które angażuje”, będącego częścią programu „Obywatele dla Demokracji”, finansowanego z Funduszy EOG.