Darowizny \u017cywno\u015bciowe, tak samo jak pieni\u0119\u017cne czy rzeczowe, musz\u0105 zosta\u0107 odpowiednio udokumentowane. Wbrew pozorom ich administracja jest do\u015b\u0107 prosta i nie sprawia wi\u0119kszych trudno\u015bci nawet osobom, kt\u00f3re nie s\u0105 ekspertami. Oto podstawowe informacje, z kt\u00f3rymi warto si\u0119 zapozna\u0107.<\/p>\n\n\n\n
Przyj\u0119cie darowizny \u017cywno\u015bciowej<\/strong><\/p>\n\n\n\n Podstawowym i niezb\u0119dnym dokumentem w procesie administracji darami jest protok\u00f3\u0142 przekazania darowizny<\/strong>. Musi on zawiera\u0107 dane darczy\u0144cy oraz obdarowanego, dat\u0119 dokonania darowizny, a tak\u017ce list\u0119 przekazanych produkt\u00f3w wraz z ich tona\u017cem i warto\u015bci\u0105. Mile widziane b\u0119d\u0105 tak\u017ce daty przydatno\u015bci do spo\u017cycia przekazywanych produkt\u00f3w \u2013 mog\u0119 one zaoszcz\u0119dzi\u0107 sporo czasu osobom, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 nast\u0119pnie tak\u0105 darowizn\u0119 uk\u0142ada\u0142y w magazynie czy przekazywa\u0142y podopiecznym organizacji. Wz\u00f3r protoko\u0142u przekazania darowizny dost\u0119pny jest tutaj: KLIK<\/p>\n\n\n\n Taki dokument sporz\u0105dzany jest w dw\u00f3ch identycznych egzemplarzach, po jednym dla ka\u017cdej ze stron, kt\u00f3re si\u0119 pod nim podpisuj\u0105. Stanowi on podstaw\u0119 do odpowiedniego zaksi\u0119gowania darowizny. To bardzo wa\u017cne: cho\u0107 \u017cywno\u015b\u0107 stanowi darowizn\u0119 rzeczow\u0105, jej warto\u015b\u0107 musi znale\u017a\u0107 si\u0119 w przychodach organizacji!<\/p>\n\n\n\n Wydanie darowizny \u017cywno\u015bciowej<\/strong><\/p>\n\n\n\n Skoro nasza organizacja przyj\u0119\u0142a darowizn\u0119 \u017cywno\u015bciow\u0105, to musi j\u0105 w jaki\u015b spos\u00f3b spo\u017cytkowa\u0107. Je\u015bli wi\u0119c prowadzimy np. sto\u0142\u00f3wk\u0119 lub jad\u0142odajni\u0119, mo\u017cemy z uzyskanych dar\u00f3w ugotowa\u0107 posi\u0142ek. Produkty mo\u017cna te\u017c rozda\u0107 w formie paczek \u017cywno\u015bciowych albo przekaza\u0107 innej organizacji partnerskiej, jak robi\u0105 to np. banki \u017cywno\u015bci. Na jaki spos\u00f3b spo\u017cytkowania darowizny by\u015bmy si\u0119 nie zdecydowali, ten proces tak\u017ce koniecznie nale\u017cy udokumentowa\u0107. Mo\u017cna to zrobi\u0107 na kilka sposob\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Kiedy decydujemy si\u0119 na przygotowanie pakiet\u00f3w \u017cywno\u015bciowych i rozdanie ich podopiecznym, sprawa jest do\u015b\u0107 prosta. Naj\u0142atwiej po prostu przygotowa\u0107 tabel\u0119, gdzie odbi\u00f3r paczki mo\u017ce zosta\u0107 pokwitowany podpisem<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Je\u017celi organizacja posiada sta\u0142\u0105, zamkni\u0119t\u0105 grup\u0119 korzystaj\u0105cych z darowizn \u017cywno\u015bciowych, za po\u015bwiadczenie wystarczy lista beneficjent\u00f3w<\/strong>. Mo\u017cna j\u0105 te\u017c opatrzy\u0107 dat\u0105 i za\u0142\u0105czy\u0107 do protoko\u0142u przyj\u0119cia darowizny jako dokument jej wydania. Innym sposobem na ukazanie, jak spo\u017cytkowano otrzyman\u0105 darowizn\u0119, jest sporz\u0105dzenie dokumentacji fotograficznej<\/strong>. Koniecznie trzeba jednak pami\u0119ta\u0107 o uzyskaniu zg\u00f3d na utrwalanie wizerunk\u00f3w os\u00f3b widocznych na zdj\u0119ciach i o tym, by powsta\u0142e fotografie przechowywa\u0107 najlepiej w archiwum niedost\u0119pnym dla os\u00f3b postronnych.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli organizacja przekazuje \u017cywno\u015b\u0107 do innego, partnerskiego NGO, mo\u017ce to zrobi\u0107 na podstawie druku wydania magazynowego (WZ)<\/strong>. Tu warto skorzysta\u0107 z licznych wzor\u00f3w dost\u0119pnych w Internecie lub te\u017c przygotowa\u0107 w\u0142asny dokument w oparciu o protok\u00f3\u0142 otrzymania darowizny. WZ tak\u017ce powinno zawiera\u0107 dat\u0119, dane obu organizacji oraz sk\u0142ad, tona\u017c i warto\u015b\u0107 przekazywanej \u017cywno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Niezale\u017cnie od tego, jaki spos\u00f3b dokumentowania wybierzemy, nale\u017cy pami\u0119ta\u0107 o dw\u00f3ch kwestiach. Pierwsza to oczywi\u015bcie ochrona<\/strong> danych osobowych (do kt\u00f3rych zalicza si\u0119 m.in. imi\u0119 i nazwisko osoby obdarowanej)<\/strong>. Musimy uzyska\u0107 pisemn\u0105 zgod\u0119 na ich przetwarzanie, a same dokumenty nale\u017cy odpowiednio zabezpieczy\u0107 aby nie mia\u0142y do nich dost\u0119pu osoby trzecie. Po drugie: warto zadba\u0107 o to, by dokumentacj\u0119 prowadzi\u0107 w spos\u00f3b jak najmniej uci\u0105\u017cliwy<\/strong> dla beneficjent\u00f3w. Wype\u0142nianie drobiazgowych formularzy i podawanie prywatnych danych mo\u017ce by\u0107 stygmatyzuj\u0105ce i pot\u0119gowa\u0107 poczucie wykluczenia.<\/p>\n\n\n\n Prawid\u0142owo i przejrzy\u015bcie prowadzona dokumentacja stanowi klucz do budowania renomy organizacji i trwa\u0142ej wsp\u00f3\u0142pracy z donatorami. Je\u015bli zaniedbamy obowi\u0105zki sprawozdawcze, konsekwencje finansowe<\/strong> mog\u0105 dotkn\u0105\u0107 nie tylko naszego stowarzyszenia czy fundacji, ale tak\u017ce darczy\u0144c\u00f3w, kt\u00f3rzy w dobrej wierze przekazywali nam swoje fundusze lub dary rzeczowe. W ten spos\u00f3b budowana latami dobra opinia mo\u017ce legn\u0105\u0107 w gruzach w wyniku zwyk\u0142ego niedopatrzenia.<\/p>\n\n\n\n Opisane powy\u017cej podstawy administracji darowizn obowi\u0105zuj\u0105 wszystkie organizacje pozarz\u0105dowe. Co jednak bardzo istotne w pracy NGO i w procesie pozyskiwania donacji, polskie prawo oferuje r\u00f3\u017cne rozwi\u0105zania odnosz\u0105ce si\u0119 konkretnie do darowizn \u017cywno\u015bciowych. Przyjrzyjmy si\u0119 kilku najwa\u017cniejszym.<\/p>\n\n\n\n Odliczenie VAT i koszt\u00f3w wytworzenia<\/strong><\/p>\n\n\n\n Je\u015bli darczy\u0144c\u0105 jest firma spo\u017cywcza, np. sklep lub producent \u017cywno\u015bci, mo\u017ce ona liczy\u0107 na skorzystanie z ulgi podatkowej. Warunki s\u0105 dwa: obdarowana organizacja musi posiada\u0107 status organizacji po\u017cytku publicznego<\/strong>, a przekazana darowizna musi zosta\u0107 wykorzystana na cel charytatywny, czyli na rzecz os\u00f3b w trudnej sytuacji materialnej czy \u017cyciowej. W ten spos\u00f3b mo\u017cemy mie\u0107 pewno\u015b\u0107, \u017ce ulga podatkowa zostanie odliczona zgodnie z prawem.<\/p>\n\n\n\n W praktyce oznacza to, \u017ce darczy\u0144ca ma wymierne korzy\u015bci z przekazania \u017cywno\u015bci organizacji posiadaj\u0105cej status OPP, dlatego mo\u017ce mniej ch\u0119tnie wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 ze stowarzyszeniami i fundacjami, kt\u00f3re takiego statusu nie maj\u0105. Z drugiej strony OPP musi zwraca\u0107 szczeg\u00f3ln\u0105 uwag\u0119 na to, by dobrze udokumentowa\u0107 spos\u00f3b wykorzystania<\/strong> przekazanych darowizn. W przeciwnym razie, w przypadku ewentualnej kontroli, Urz\u0105d Skarbowy mo\u017ce na\u0142o\u017cy\u0107 na jedn\u0105 ze stron obowi\u0105zek zap\u0142aty nienale\u017cnie odliczonego podatku lub nawet kar\u0119<\/strong>. Co wi\u0119cej, taka wpadka mo\u017ce oznacza\u0107 praktyczny koniec wsp\u00f3\u0142pracy i du\u017ce szkody wizerunkowe.<\/p>\n\n\n\n Obowi\u0105zek przekazywania darowizn \u017cywno\u015bciowych<\/strong><\/p>\n\n\n\n Obowi\u0105zuj\u0105ca od wrze\u015bnia 2019 roku Ustawa o przeciwdzia\u0142aniu marnowaniu \u017cywno\u015bci na\u0142o\u017cy\u0142a na sklepy o powierzchni powy\u017cej 250 m2 <\/sup>obowi\u0105zek<\/strong> przekazywania niesprzedanej \u017cywno\u015bci<\/strong> na rzecz wybranych organizacji po\u017cytku publicznego (przy czym beneficjentami nie mog\u0105 by\u0107 NGO-sy bez tego statusu). Na sprzedawc\u00f3w, kt\u00f3rzy mimo to marnuj\u0105 swoje produkty, na\u0142o\u017cono dodatkowe kary finansowe.<\/p>\n\n\n\n To rozwi\u0105zanie powinno zapewnia\u0107 regularne darowizny \u017cywno\u015bciowe dla OPP. Wi\u0105\u017ce si\u0119 to z nieco zwi\u0119kszon\u0105 liczb\u0105 obowi\u0105zk\u00f3w. Przede wszystkich organizacja i darczy\u0144ca musz\u0105 jeszcze przed rozpocz\u0119ciem wsp\u00f3\u0142pracy podpisa\u0107 umow\u0119 o przekazywanie darowizn<\/strong>. Obie strony s\u0105 tak\u017ce zobowi\u0105zane do regularnego sprawozdawania si\u0119 z ilo\u015bci przekazanego jedzenia do Wojew\u00f3dzkiego Urz\u0119du Ochrony \u015arodowiska i Gospodarki Wodnej.<\/p>\n\n\n\n Jednocze\u015bnie wspomniana ustawa nie koliduje z mo\u017cliwo\u015bci\u0105 odliczenia podatku VAT i koszt\u00f3w wytworzenia darowanej \u017cywno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Wsp\u00f3\u0142praca procentuje<\/strong><\/p>\n\n\n\n Z perspektywy darczy\u0144cy, wsp\u00f3\u0142praca z organizacjami po\u017cytku publicznego przynosi zdecydowanie wi\u0119cej korzy\u015bci ni\u017c ze stowarzyszeniami i fundacjami pozbawionymi tego statusu. Nie oznacza to jednak, \u017ce te \u201ezwyk\u0142e\u201d organizacje s\u0105 pozbawione szans na wsparcie \u017cywno\u015bciowe. Jednym z naj\u0142atwiejszych sposob\u00f3w na korzystanie z regularnych darowizn \u017cywno\u015bciowych jest partnerstwo z du\u017c\u0105 OPP<\/strong>, b\u0119d\u0105c\u0105 po\u015brednikiem w pozyskiwaniu i wydawaniu jedzenia. W Polsce tak\u0105 rol\u0119 pe\u0142ni\u0105 m.in. banki \u017cywno\u015bci, kt\u00f3rych g\u0142\u00f3wn\u0105 dzia\u0142alno\u015bci\u0105 jest w\u0142a\u015bnie redystrybucja pozyskanych produkt\u00f3w do mniejszych organizacji.<\/p>\n\n\n\n Autor: \u0141ukasz Jaro\u0144, Bank \u017bywno\u015bci w Tr\u00f3jmie\u015bcie<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"