Zapytanie ofertowe

Jesteśmy Federacją Polskich Banków Żywności, którą tworzą Banki Żywności działające na terenie całego kraju. Wszystkie 31 Banków są organizacjami pozarządowymi o statusie stowarzyszenia lub fundacji, które razem tworzą związek stowarzyszeń o statusie OPP.

Opis przedmiotu zapytania:

Analiza i testy systemu ERP Enova

W ramach projektu PROM finansowanego ze środków NCBiR FPBŻ planuje realizację działań analitycznych mających na celu zautomatyzowanie w przyszłości pracy w systemach Enova i Food Cloud.
Przedmiotem zamówienia jest:

1. Realizacja analiz dla następujących działań:
– rozwiązania umożliwiającego wymianę danych z enova 365 za pośrednictwem standardu EPCIS,
– importu danych z MS Excela do systemu Enova: 3 typy plików.
– stworzenia możliwości automatycznego przesyłania danych z aplikacji food cloud.
– Analizę rozwoju systemu Enova pod kątem automatyzacji procesów realizowanych przez Banki Żywności,
-Analizę systemu Food Cloud pod kątem automatyzacji procesów realizowanych przez Banki Żywności,
2. Wsparcie w testach systemów Enova i Food Cloud.
Zadania po stronie Wykonawcy:
– opracowanie 3 analiz pozwalających na wdrożenie zmian w przyszłości,
-opracowanie 2 wymagań biznesowych pokazujących potencjalne kierunki rozwoju systemów Enova i Food Cloud.
-wsparcie w testach systemu Enova i Food Cloud: opracowanie scenariuszy testowych, udostępnienie testera.
Szczegółowy zakres i wymagania do przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia

IV. Terminy i miejsce wykonania zamówienia

1. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy w okresie 60 dni kalendarzowych
2. Miejsce wykonania zamówienia: u Wykonawcy

V. Warunki udziału w postępowaniu – wymagania w stosunku do Wykonawcy

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zamówienia;
b) Posiadają minimum 8 letnie doświadczenie realizacji we wdrażaniu systemu informatycznego enova365, rozumiane, jako min. 8 letni okres obowiązywania umowy dystrybucyjnej Wykonawcy z producentem oprogramowania enova365, firmą Soneta Sp. z .o.o.;
c) Posiadają minimum 1 wdrożenie systemu enova365 wraz z integracją z systemem zewnętrznym;
d) Posiadają minimum 1 wdrożenie systemu enova365 dla NGO
e) Posiadają minimum 1 wdrożenie systemu enova365 związane z gospodarką magazynową o charakterze spożywczym dla minimum 30 jednoczesnych użytkowników
f) Posiadają minimum 1 wdrożenie systemu enova365 związane z dystrybucją żywności o charakterze non profit
g) Dysponują zespołem i możliwościami wykonawczymi gwarantującymi realizację Zamówienia w terminie i w sposób zapewniający wysoką jakość;
h) W okresie ostatnich sześciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie – wykonali należycie, co najmniej 3 usługi o wartości minimum 500.000,00 zł (pięćset tysięcy złotych) odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia.
W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać do Wykonawcy dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanych usług.
Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

VI. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty

Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: norbert.konarzewski@bankizywnosci.pl lub formie papierowej na adres: Federacja Polskich Banków Żywności, Al. Jerozolimskie 30, 00-024 Warszawa w nieprzekraczalnym terminie do dnia 7 listopada 2019 roku do godziny 15:00 Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać „Oferta”.

VII. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków

1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego;
3. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
4. Wykaz wykonanych badań i/lub usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.

VIII. Warunki zmiany umowy

Dopuszcza się możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

IX. Opis sposobu przygotowania oferty

Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim.
Kompletna oferta musi zawierać:
1. Ofertę wykonania zamówienia sporządzoną na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego posiadającą:
a. Datę sporządzenia oraz podpis Oferenta,
b. Dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail)
c. Proponowaną cenę (netto i brutto) za realizację zamówienia;
d. Liczbę roboczogodzin analityka/programisty.
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego;
3. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego;
4. Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
5. Wykaz doświadczenia odpowiadającego swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zapytania ofertowego.
6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w szczególności dokumentów potwierdzających spełnienie warunków uczestnictwa w postępowaniu.

X. Ocena oferty

Zamawiający dokona oceny złożonych ofert złożonych na poszczególne części zamówienia w następujący sposób:
1. Zbadanie ważności ofert tj. spełnienia warunków określonych w punkcie IX – Opis sposobu przygotowania ofert. Oferty złożone niezgodnie z warunkami wskazanymi w punkcie IX zostaną odrzucone i nie podlegają dalszej ocenie.
2. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu określonych w punkcie V niniejszego zapytania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oferty, w szczególności przedstawienia dokumentów potwierdzających określone w Zapytaniu warunki uczestnictwa w postępowaniu. Oferty ocenione zostaną zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”. Oferty niespełniające warunków udziału w postępowaniu podlegają odrzuceniu i
nie biorą udziału w dalszej ocenie. Jako oferty ważne uznane zostaną wyłącznie te, które spełniają warunki uczestnictwa w postępowaniu.
3. W przypadku złożenia ważnych ofert przez więcej niż 2 wykonawców Zamawiający dokona oceny ofert stosując zestawione poniżej kryteria oceny (cenowe i poza cenowe).
4. Kryteria oceny ofert, którymi kierował się będzie Zamawiający w poszczególnych częściach Zamówienia

Warunki udziału w postępowaniu to spełnienie wymagań określonych w pkt. V. Zapytania ofertowego. Oferta każdego Wykonawcy, który spełni warunki udziału w postępowaniu zostanie oceniona według następujących wyżej wymienionych 5 kryteriów

Pełna treść zapytania wraz z załącznikami:

ZAPYTANIE OFERTOWE_Analiza i testy systemu ERP Enova